La fattura: soggetti obbligati e regole di compilazione

La fattura: soggetti obbligati e regole di compilazione

Chi sono i soggetti obbligati all'emissione della fattura (o parcella )?

L’adempimento/obbligo dell’emissione della fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili purché contengano gli elementi obbligatori della fattura, ricade sull’imprenditore che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio (art. 21 D.P.R. 633/1972).

L’obbligo di fatturazione risponde non solo alle esigenze di documentazione e di controllo delle operazioni rilevanti ai fini IVA (imponibili, non imponibili, esenti), ma è inteso ad assicurare la nascita di un titolo che legittima il cedente, o il prestatore, ad esercitare la rivalsa e l’acquirente, od il committente, ad operare la detrazione di imposta addebitata in fattura.

Tale obbligo, principalmente, ha carattere generale ed è previsto per ogni operazione soggetta ad IVA.

Sono previste alcune eccezioni, ad esempio, per le attività di commercio al minuto e le attività artigianali, per le quali è prevista la certificazione dei corrispettivi, mediante rilascio di scontrino fiscale o ricevuta fiscale; l’emissione della fattura, è comunque dovuta, qualora il cliente la richieda esplicitamente al momento dell’acquisto, qualunque sia l’importo del medesimo.

Infine, la regola di carattere generale che vede come soggetto obbligato ad emettere la fattura il cedente o prestatore, subisce delle eccezioni in particolari circostanze riconducibili alla c.d. “inversione contabile” o “reverse-charge”.

Al verificarsi di queste ipotesi, l’obbligo di certificare l’operazione o di liquidare l’imposta nei confronti dell’Erario spetta al cessionario o committente, che dovrà emettere nei confronti di se stesso, sostituendosi al fornitore, una autofattura (è il caso, ad esempio, della cessione di omaggi senza rivalsa dell’IVA da parte dell’impresa produttrice dei beni oggetto dell’omaggio, oppure il caso di acquisto intracomunitario di beni o servizi da un soggetto non residente nel territorio dello Stato e che non abbia nemmeno provveduto a nominare un rappresentante fiscale o una rappresentanza stabile in Italia).

Contenuto della fattura

Per fattura si intende qualsiasi documento idoneo a identificare il soggetto e l’oggetto dell’operazione. La fattura può essere emessa in formato cartaceo o elettronico, nel primo caso deve essere emessa in duplice esemplare con l’obbligo di consegnare o spedire uno degli esemplari all’altra parte, nel secondo caso è consentita purché la comunicazione segua la procedura prevista dal D.Lgs 52/2004 e dalla Circolare dell’Agenzia delle entrate 45/E/2005.

La fattura, per essere qualificata tale, deve obbligatoriamente contenere le seguenti indicazioni, stabilite dall’art. 21 co. 2 del DPR 633/72:

• data di emissione
• numero progressivo attribuito per anno solare
• dati identificativi dell’imprenditore che emette la fattura (ditta/ragione sociale, sede legale, numero di partita IVA e codice fiscale)
• dati identificativi del cliente (se impresa: ragione sociale e sede legale; se persona fisica: nome, cognome e residenza)
• natura, qualità e quantità dei beni ceduti e dei servizi formanti oggetto dell’operazione
• il corrispettivo o il valore normale dei beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono
• l’ammontare imponibile IVA, cioè l’importo su cui si applica l’IVA, che, salvo casi particolari, è costituito dall’ammontare complessivo dei corrispettivi dovuti
• l’aliquota IVA e l’ammontare dell’imposta (nell’ipotesi di fatturazione di più beni soggetti ad aliquote diverse, occorre indicare, per ciascuno di essi, i corrispettivi e le singole aliquote applicabili)

Ulteriori indicazioni sono richieste quando si verificano le seguenti ipotesi:

• per le operazioni non imponibili IVA, esenti, soggette al regime del margine o per le operazioni effettuate dalle agenzie di viaggio e turismo, bisogna indicare, anziché l’aliquota e l’imposta, il titolo di inapplicabilità e la relativa norma (es. esente art. 10 n. 2, DPR 633/72)
• in caso di fatture differite bisogna indicare data e numero del documento di trasporto.
• la trascrizione del numero di partita IVA del cessionario del bene o del committente del servizio nel caso in cui sia debitore dell’imposta in luogo del cedente o del prestatore, con l’indicazione della relativa norma
• la data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, se trattasi di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi
• gli estremi della dichiarazione d’intento ricevuta in caso di cessioni ad esportatori abituali con l’indicazione del numero attribuito dal cedente e dal cessionario.

Vale la pena sottolineare, infine, che l’art. 21, comma 3 del DPR 633/72 dispone che la fattura possa essere emessa in qualsiasi valuta purché l’eventuale imposta sia indicata in euro e che, in generale, a richiesta da parte dell’Amministrazione finanziaria, si garantisca la traduzione in lingua nazionale del documento.
Occorre ricordare che ai sensi dell’art. 2250 del codice civile, le società iscritte al registro imprese hanno l’obbligo di indicare sui propri documenti (tra cui le fatture):

• l’ufficio del Registro Imprese presso il quale è avvenuta l’iscrizione
• il numero di iscrizione al Registro
• il capitale sociale delle società di capitali
• l’eventuale socio unico per le società a responsabilità limitata
• l’eventuale stato di messa in liquidazione della società

Ulteriori precisazioni circa la compilazione della fattura

1) Non è obbligatoria l'indicazione in fattura del numero di partita iva o del codice fiscale del cliente

2) Non è necessario iniziare ogni anno con il numero 1.  Si possono adottare distinte serie di numerazione

3) Se si tratta di fattura relativa ad uno studio associato devono essere indicati denominazione e ragione sociale dello studio.

4) Per i professionisti individuali va indicata la residenza anagrafica ovvero l'ubicazione dello studio. Per gli studi associati si indica la sede legale. Per i soggetti non residenti in italia si deve indicare l'ubicazione della stabile organizzazione in italia.

5) Se trattasi di operazioni esenti, non imponibili o non soggette, va indicata la norma che consente la non applicazione dell'iva.

6) Copie: la fattura va emessa in due esemplari, uno dei quali (qualsiasi dei due indifferentemente) deve essere consegnato o spedito all'altra parte.

7) Non possono essere addebitate al cliente spese per l'emissione della fattura o per gli adempimenti e le formalità conseguenti alla fatturazione.

8) Imposta di bollo in fattura: per quanto riguarda l'imposta di bollo in fattura occorre distinguere tra:

- fatture relative ad operazioni assoggettate ad iva: esenti da bollo. L'esenzione si applica anche a tutti i documenti relativi al pagamento di corrispettivi di operazioni assoggettate ad iva purchè contengano tale indicazione.

- fatture relative ad operazioni non assoggettate ad iva (esenti, non imponibili, non soggette): si applica l'imposta fissa di 1,81 euro per ogni copia da consegnare al cliente se di importo superiore agli euro 77.47.

9) valuta estera: i corrispettivi dovuti, le spese e gli oneri sostenuti in valuta estera sono calcolati secondo il cambio del giorno in cui è stata effettuata l'0peraizone3 o, in mancanza, secondo il cambio del giorno antecedente più prossimo.

10) Divieto di compensazioni: non si possono fare compensazioni iva tra cessione di beni e prestazione di servizi effettuate separatamente: si riporta un'esempio per maggiore chiarezza: "Un professionista che effettua una prestazione per 1000 euro nei confronti di una ditta e contemporaneamente acquista dalla stessa ditta un bene per 500 euro, non può fatturare solo la differenza ovvero 500 euro ma deve fatturare l'intero corrispettivo di 1000 euro mentre la ditta deve emettere fattura per 500 euro. "

11) Cessioni e prestazioni accessorie: le operazioni accessorie (come il trasporto, la posa, l'imballaggio, ecc) sono considerate parte della cessione o prestazione principale. I corrispettivi delle operazioni accessorie si aggiungono a quelli dell'operazione principale e hanno lo stesso trattamento, ivi compresa l'aliquota iva.

Fattura immediata: come si compila

La fattura deve essere emessa al momento di effettuazione dell’operazione, cioè entro le ore 24 dello stesso giorno in cui l’operazione è effettuata (per le cessioni di beni mobili l’operazione si considera effettuata al momento della consegna dei beni, per le cessioni di beni immobili al momento della stipulazione dell’atto notarile, per le prestazioni di servizi al momento del pagamento del corrispettivo).

Notevole importanza riveste la corretta individuazione del momento di effettuazione dell’operazione, perchè da quel momento l’imposta diviene esigibile da parte dell’Erario, e scaturiscono una serie di adempimenti formali, quali la registrazione della fattura, la liquidazione dell’IVA, il pagamento dell’eventuale imposta dovuta.

La fattura si considera emessa all’atto della consegna o spedizione al cliente ovvero all’atto della sua trasmissione elettronica (non assume alcuna rilevanza il momento di compilazione del documento).

Fattura Pro-forma

Cos'è la fattura pro-forma?

Si tratta di un documento che quantifica il corrispettivo dovuto dal cliente, ma non costituisce fattura ai fini fiscali: nella fattura proforma devono essere indicati:

1) la descrizione della prestazione

2) il corrispettivo totale, comprensivo dell'eventuale iva

3) la dicitura "il presente documento non costituisce fattura, che verrà emessa all'atto del pagamento" (Relazione SECIT 1992)

Quando e come utilizzare la fattura pro-forma

Se viene emessa la fattura prima dell'incasso il professionsita deve comunque pagare l'iva anche senza aver incassato la fattura, salvo che non venga indicato "fattura ad esigibilità differita"; nel qual caso l'iva si conteggia al momento dell'incasso.

Quando il cliente desidera avere preventivamente la quantificazione della parcella, in alternativa alla emissione immediata della fattura, lo stesso professionista può:

1) al termine della prestazione emettere la cosiddetta fattura pro-forma (detta anche nota provvisoria, avviso di pagamento ecc)

2) all'incasso del corrispettivo emettere una fattura definitiva.

Fattura differita: come si compila

La fattura differita può essere emessa, in alternativa a quella immediata, solamente con riferimento alle cessioni di beni mobili la cui consegna risulti da un documento di trasporto o da altro documento idoneo a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l’operazione.

La fattura differita può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello della consegna o spedizione e consente quindi di raggruppare in un’unica fattura tutte le consegne fatte allo stesso cliente nel corso dello stesso mese solare.

La fattura differita deve contenere, oltre agli elementi indicati in precedenza, anche la data e il numero dei documenti di trasporto a cui si riferisce.

Se anteriormente all’emissione dei documenti di trasporto, il cedente/prestatore riceve il pagamento parziale o totale del corrispettivo, egli deve emettere la relativa fattura immediata nel giorno in cui è avvenuto il pagamento.

Se il pagamento ha luogo contestualmente o successivamente all’emissione del documento di trasporto, resta la facoltà per il cedente di emettere fattura differita.

La Fattura accompagnatoria

La fattura accompagnatoria deve riportare sia gli elementi della fattura che le informazioni sul trasporto dei beni venduti; pertanto, come il DDT, accompagna la merce durante il viaggio.

La nuova Fattura elettronica

Ai sensi dell’art. 21 DPR 633/72 (come modificato dal D.Lgs. 52/2004) la fattura è emessa in forma cartacea o in forma elettronica. In quest’ultimo caso si tratta di un documento in formato digitale, redatto in modo tale da garantirne l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca al soggetto emittente.

Questi presupposti si realizzano apponendo sulla stessa un riferimento temporale e la firma elettronica qualificata. La fattura viene così trasmessa telematicamente (ovvero mediante l’utilizzo di sistemi informatici quali la posta elettronica, il telefax o il sistema EDI), al destinatario, il quale è tenuto a conservarla nello stesso formato.
In merito alla procedura da seguire per l’emissione della fattura elettronica si segnala:

• non occorre alcuna autorizzazione preventiva da parte dell’Amministrazione finanziaria per la gestione e l’archiviazione delle fatture in modalità elettronica
• occorre per la trasmissione elettronica della fattura l’accordo preventivo con il destinatario
• l’attestazione della data, l’autenticità del documento e l’integrità del contenuto della fattura elettronica sono garantiti dall’apposizione su ciascun documento del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente
• nel caso in cui si proceda alla fatturazione elettronica tutti i documenti dovranno essere, obbligatoriamente, archiviati nella stessa forma.

La fattura elettronica è un documento dematerializzato che va conservato direttamente con modalità digitale. In assenza della volontà delle parti, la fattura non potrà essere considerata documento informatico, ma cartaceo, e pertanto per la conservazione dovrà essere preventivamente materializzato su supporto fisico.

L’articolo 1, commi da 209 a 214 della Legge 244/2007 ha reso obbligatorio l’uso della fattura elettronica, limitatamente ai rapporti tra le imprese e la Pubblica Amministrazione (il c.d. canale B2G “business to government”); successivi Decreti attuativi renderanno l’adempimento operativo per tutte le operazioni intraprese con la Pubblica Amministrazione.

Un decreto firmato dal ministro dell’Economia, ha stabilito che la gestione e la vigilanza dell’intero sistema di interscambio è affidato all’Agenzia delle Entrate, avvalendosi della SOGEI – Società Generale di Informatica S.p.A. – quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione tecnica di detto sistema di interscambio.

I fornitori dovranno emettere, inviare, conservare ed archiviare le fatture emesse nei confronti delle Amministrazioni pubbliche, esclusivamente secondo modalità elettroniche. Si fa riferimento alle Amministrazioni Statali (gli organi istituzionali), agli Enti pubblici nazionali (a titolo di esempio: le CCIAA, l’INPS, l’ARAN, ecc.), agli Enti pubblici territoriali.

Il sistema di interscambio garantisce la gestione unificata del sistema di identificazione delle amministrazioni che i fornitori utilizzeranno per indirizzare la fatture e dovrà monitorare i flussi informativi presidiando la distribuzione dei documenti digitali alle amministrazioni.

Nella realizzazione del sistema si utilizzeranno la PEC (Posta elettronica certificata) e le infrastrutture già create per il Servizio Pubblico di Connettività (SPC). Per dare maggiore efficacia alla norma in commento, è stato altresì disposto, che le Pubbliche Amministrazioni non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea, né procedere ad alcun pagamento, totale o parziale, sino all’invio della fattura in forma elettronica.

Riepilogando i tre passaggi da seguire da parte di chi utilizza lo strumento della fatturazione elettronica sono i seguenti:

• Emissione della fattura elettronica secondo modalità che garantiscono non solo l’integrità dei dati in essa contenuti ma anche l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente. A tal fine, l’art. 21, co. 3, D.P.R. 633/1972, prevede che l’emittente deve apporre il riferimento temporale e la propria firma digitale su ciascuna fattura, ovvero sul lotto delle fatture destinate ad un unico soggetto. I requisiti di autenticità e integrità possono essere garantiti anche mediante l’utilizzo del sistema EDI di trasmissione elettronica di dati.
• Trasmissione del documento in formato elettronico mediante l’utilizzo di procedure informatizzate, quali il sistema di trasmissione EDI, la posta elettronica, il telefax, via modem. Per tale modalità di invio, è tuttavia richiesto il preventivo consenso del destinatario. L’emissione della fattura elettronica coincide con il momento della sua trasmissione per via elettronica; la trasmissione deve essere sempre garantita o attraverso una firma elettronica qualificata (firma digitale) ovvero attraverso un sistema EDI conforme alle regole imposte dalla Commissione Europea con l’art. 2 della Raccomandazione 1994/820/CE del 19/10/1994.
• Conservazione e archiviazione delle fatture elettroniche che avviene con le modalità individuate dal D.M. 23/01/2004, mediante apposizione sul documento informatico di firma digitale e di marca temporale entro quindici giorni dall’emissione.
  Tra gli obblighi posti in capo agli operatori vi è anche quello dell’archiviazione, da intendersi come processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici.

Trattamento fiscale degli importi esposti in fattura

(1) Iva: Naturalmente l'assoggettamento ad iva non riguarda le prestazioni professionali esenti come i medici, gli infermieri ecc.

(2) Ritenuta d'acconto: l'obbligo riguarda soltanto i clienti del professionista che sono sostituti d'imposta (come imprese individutali, società, enti, professionisti individuali o associati ecc ) ma non riguarda mai i privati.