Il verbale d’assemblea: come si redige, le sue funzioni e il suo contenuto
Il verbale d’assemblea: come si redige, le sue funzioni e il suo contenuto
Qual è la funzione del verbale di assemblea condominiale?
Per rispondere alla prima domanda sulla funzione del verbale di assemblea ci viene in aiuto l’art. 1136 c.c. ultimo comma, prescrive che: “Delle deliberazioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascriversi in un registro tenuto dall’amministratore”.
Il verbale, dunque, ha il delicato compito di ufficializzare gli orientamenti e le decisioni emerse durante il dibattito assembleare: la sua principale funzione è quella di documentare la validità della costituzione dell’assemblea e delle sue delibere.
Il registro dei verbali, che contiene l'elenco dei verbali redatti in tutte le assemblee condominiali, rappresenta la cronistoria delle vicende fondamentali della vita e dei rapporti interni di un condominio. Spetta all'amministratore conservarlo con cura.
La verbalizzazione delle assemblee condominiali è neccessaria infine, seppur in forma sintetica, anche per rendere noto ai condomini assenti ciò che è stato discusso e le decisioni che sono state prese.
Come si redige il verbale d'assemblea?
Il verbale di assemblea deve riportare:
- l’indicazione del grado dell’assemblea (ovvero deve specificare se si tratta di assemblea in prima o seconda convocazione)
- l’elenco dei condomini che partecipano all'assemblea(condomini che partecipano personalmente o per delega), con il valore in millesimi delle proprietà di ciascuno
- la verifica della regolare costituzione dell’assemblea
- la descrizione della discussione svoltasi sui punti che erano stati posti all’ordine del giorno
- gli esiti della/e votazione/i, ovvero il contenuto della delibera, con menzione dei condomini favorevoli, contrari o astenuti.
L'ultimo punto riveste una importanza fondamentale. Infatti, soltanto i condomini dissenzienti e i condomini assenti hanno il diritto di impugnare la delibera. Per cui, elencare i loro nominativi è fondamentale per consentire loro di impugnare la delibera. Non a caso, se si dovesse procedere alla verbalizzazione della delibera senza menzionare i condomini contrari, la stessa sarebbe annullabile, a tutela del diritto dei condomini dissenzienti e assenti di annullare la delibera stessa.
Al termine della riunione condominiale, sia dal presidente sia dal segretario procederanno a firmare il verbale.
Ultima incombenza, di non secondaria importanza, consiste nell'inviare a tutti i condomini una copia del verbale assembleare conforme all’originale, trascritto nel registro, con eventuali allegati richiamati nel verbale.
Il verbale ha efficacia probatoria. Cosa vuol dire?
Dire che il verbale assembleare possiede una "efficacia probatoria" significa che lo stesso costituisce un mezzo di prova di quanto accaduto e deciso in sede di assemblea condominiale.
Il verbale di condominio e l'onere della prova: Questo aspetto è importante ai fini di stabilire a chi spetti l'onere della prova in caso di eventuali controversie legate alle questioni discusse in assemblea. Infatti, in questo caso, spetta al condomino, in sede di impugnazione, dimostrare che quanto riportato dal verbale non è effettivamente avvenuto o che termini in cui un detterminato accadimento è stato descritto non sono esatti o danno luogo a errate letture e interpretazioni.
Il verbale di condominio e la sua rilevanza contrattuale: Non è raro che nel verbale d’assemblea condominiale ci siano accordi fra condomini aventi a oggetto limitazioni o estensioni del godimento o della titolarità delle proprietà esclusive. Se cos' fosse, il verbale dell'assemblea condominiale non acquisirà soltanto la forza di mezzo di prova come chiarito nel punto precedente, ma acquisterà anche la forma e la sostanza di un contratto. In altri termini, il verbale diventa il contratto stesso, ne condiziona la validità e deve essere
sottoscritto da tutti i condomini.
Esempio di efficacia probatoria di un verbale di assemblea condominiale
Nel condominio ABC, si procede alla deliberazione, e la stessa prevvede che il signor Paolo conceda una servitù di veduta al suo vicino Mario. Tale accordo, avvenuto in sede di assemblea condominiale, e inserito nel verbale firmato da entrambi i condomini e dai presenti, è di fatto consacrato nel verbale. Il verbale stesso, rispetto a questa decisione, assume la vera e propria veste di un contratto di costituzione di servitù prediale.
